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La importancia de la planeación y las métricas en la gestión hotelera

La planeación y las métricas no es más que definir qué queremos hacer y cómo nos daremos cuenta de si vamos o no por el camino correcto.

La planeación es montar los cimientos sobre el camino que vas a recorrer y las métricas son las herramientas para llevar el control de cómo se ha desempeñado tu empresa en un determinado periodo. ¿Por qué son importantes? El énfasis en la importancia de estos dos aspectos en los negocios es que te permitirán visualizar de manera más detallada el comportamiento y salud de tu empresa, quizás suena mucho más complejo de lo que realmente es.


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Ya que el ser humano tiene incontables siglos planeando y midiendo, ¿para qué complicarnos?, vamos a ponerlo en términos simples y lo relacionaremos con una actividad mucho más sencilla que dirigir y administrar una empresa; es por eso que, para fines prácticos usaremos la analogía de un pastel, comenzaremos a desglosar por partes cuál es el proceso de elaborar un pastel y cómo esto se relaciona con la planeación y medición del desempeño de una empresa, entonces empecemos con la receta para poder definir e implementar métricas eficientes para cocinar ¡el pastel de un año exitoso!

¿Qué necesitamos para poder cocinar un pastel?

Es de gran importancia cuando se cocina algo no adelantarse a los procesos y avanzar con cautela y paciencia para esto necesitaremos seguir tres pasos fundamentales en los que consiste la planeación.

Lo más importante es definir qué tipo de pastel quiero, una vez que ya sabes que pastel vas a cocinar es revisar cuáles ingredientes tienes y por último ir por los ingredientes que te hagan falta. No suena muy complejo, ¿verdad? A continuación profundizaré en la relación que tienen estos pasos con la planeación y métricas.

1. ¿Cuál pastel quiero?

Esta es quizás una de las preguntas más complejas, ya que hay una cantidad enorme de pasteles, sabores, formas y colores. La respuesta a “¿cuál pastel quiero?” es el punto de partida que nos ayudará a definir tus metas. Antes de cualquier cosa, es de suma importancia tener bien definidas tus metas a lograr en un determinado tiempo. A mí en lo personal me gustan los retos y me gusta partir de lo que ya he logrado, lo que sugiero cuando no se sabe por dónde iniciar es ver cuáles pasteles ya has cocinado, cuáles te han gustado más y cuáles crees que puedas mejorar.

2. Ya sé cuál pastel quiero, ahora ¿qué necesito?

Tal cual es abrir la despensa y el refrigerador y ver qué tenemos, revisar si hay suficientes ingredientes, ver si nos quedaremos cortos con algunos o de plano no hay. Los ingredientes son muy importantes ya que eso definirá si podremos cocinar nuestro pastel. Por más que queramos un pastel para 100 personas y de 3 pisos no lo podremos cocinar si no tenemos los ingredientes, ni el horno, ni los utensilios necesarios.

Esta etapa la podemos comparar con analizar nuestro capital de trabajo y cuáles recursos tenemos a nuestra disposición para ayudarnos a lograr nuestras metas. En pocas palabras, es "echarnos un clavado" a nuestros estados financieros para ver con qué contamos y qué necesitaremos.


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3. ¡La lista de supermercado!

Ya que sabemos cuál pastel queremos al igual que los ingredientes que necesitaremos, lo que sigue es hacer la lista de supermercado, que consiste escribir los ingredientes necesitaremos, esto no es más que un presupuesto de requerimientos, aquí es donde entra el dinero, ventas, empleados, gastos, inversiones y todo lo que necesitaremos para llegar a nuestras metas y cómo se utilizarán a lo largo del año y en cada etapa del proceso.

Ya tengo todo, ¿ahora qué?

Ahora viene la parte más divertida... ¡manos a la obra!


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Ya que tenemos todos nuestros ingredientes, es necesario empezarlos a mezclar e incluirlos conforme se vayan necesitando a lo largo del proceso y, finalmente meterlo a nuestro horno... ¡no olviden precalentarlo!

Esta parte la podemos relacionar con la ejecución día a día de nuestras actividades y los recursos que iremos necesitando a lo largo del año, según se vayan desenlazando nuestras actividades.

Ya metí la mezcla al horno, ¿cómo sé si va bien?

Perfecto, has seguido todos los pasos muy bien, ahora llegamos a la etapa final, el monitoreo y seguimiento de nuestro pastel, cómo sabemos si se está cocinando, si está esponjando y revisar que no se me vaya a quemar.

Hay muchas formas en el monitoreo del pastel que debemos tener en cuenta, como tiempo, temperatura, aspecto físico, cocción, entre otras. Esto no es más que las métricas que te van a indicar cómo va el pastel y definirlas es bastante sencillo. Es observar si se están teniendo los resultados esperados con la planeación que se realizó, si todo está caminando como lo esperado, en caso de que no, debemos hacer los ajustes necesarios.

Como sugerencia, en el momento de la planeación es importante analizar nuestros activos y pasivos, debemos tener en cuenta nuestras cuentas por cobrar, nuestras cuentas por pagar y los periodos aproximados de pago. Usar razones de liquidez nos dará una idea de dónde estamos posicionados, la más común es la "Razón circulante", que mide tu capacidad de pago de tus obligaciones de corto plazo (1 año o menos) la fórmula consiste de lo siguiente:

Razón circulante = Activo circulante / Pasivo circulante

El resultado de esta fórmula debe dar como mínimo 1, esto indica que puedes hacer frente a tus obligaciones de corto plazo, cualquier número por encima de 1 te da margen de maniobra para poder destinar mas recursos a los proyectos que quieras implementar.

Para determinar tu capacidad de flujo de efectivo durante un determinado periodo, en este caso en particular para tu presupuesto del próximo año, debemos tener en cuenta nuestro "Ciclo de Conversión de Efectivo", esta fórmula nos ayudará a determinar cuánto es el margen en días para nuestra operación consiste en:

Ciclo de conversión de efectivo = Rotación de inventario + Periodo promedio de cobro - Periodo promedio de pago

Para comprender más a fondo esta sencilla fórmula vamos a desglosarla:

  • Rotación de Inventario: Cuánto me tardo en vender.
  • Periodo Promedio de Cobro: Cuánto me tardo en cobrar.
  • Periodo Promedio de Pago: Cuánto tiempo tengo para pagar.

Entre mayor sea el número de días de tu conversión de efectivo, tu ventana de maniobra en tu capital de trabajo es más amplio, lo que te permite apalancar tu operación un poco más.

Estos datos son muy útiles para determinar tu presupuesto y establecer adecuadamente cuáles son tus márgenes de gastos.

La importancia de planear y medir el progreso constante es que de lo contrario estamos destinados a fracasar, la única forma de tener éxito constante y mejora constante es prevenir y darnos cuenta de nuestro progreso a lo largo del camino, esto nos permitirá intervenir antes de que sea demasiado tarde para hacer modificaciones.

Espero este pequeño relato te haya resultado interesante y de utilidad.

“Yo conozco el precio del éxito: dedicación, trabajo duro y una devoción constante hacia las cosas que quieres que ocurran”

-Frank Lloyd Wright


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